申請書の心得2「読みやすく」

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審査員が申請内容を評価するために、申請書を読みます。読みやすければ、文章の内容は意識せずに自然と頭に入ってきますが、読みにくい文章では読むことに必死になってしまい、内容が頭に入ってきません。

ここでは、読みやすい申請書を書くための概要を説明します。

(1)適切なフォントを用いる

申請書の本文のような長い日本語の文章を読むには明朝体のような線の細いフォントが適当です。一方で太めのゴシック体は見出しや強調部分に用いると効果的に目をひくことができます。また、フォントの種類によって読みやすさは大きく異なりますので、美しいフォント選びが欠かせません。フォントサイズにも気を配ることで、読みやすさはグッと向上します。

(2)余白があれば読みやすい

学振や科研費の申請書のスペースは書きたい分量よりも小さい場合がほとんどです。そのため、どうしても余白を減らしてギチギチに書いてしまう傾向にあります。しかし、適切な余白は可読性を高め、審査員に内容を適切に評価してもらう効果が期待できます。こだわるべき余白は、行間・文字間・段落間・枠線からの距離など多岐にわたります。

(3)日本語の作文技術を極める

私たちは、あまり作文技術を習わないまま、ここまで来てしまっています。しかし、修飾語の位置や、句読点(とくに読点)・漢字とかなの割合・文章のリズム・言葉の選び方など、読みやすい日本語の文章が兼ね備えるべき条件は意外と多いのです。このことは、逆に考えると、こうした「作文技術」を学ぶだけで読みやすい日本語の文章を書くことが可能であるということです。文学作品を書く必要はありません。ただ、シンプルで理解しやすい日本語文章を用いて、読みやすい申請書であれば良いのです。

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