揃える

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揃えられるところを揃えると、見た目に統一感が生まれます。統一感があるということは、「そこに意識がいかない」ということです。赤いリンゴの中に緑色のリンゴが一つだけ混じっていたら、気になりますよね。しかし、赤と緑の違いが申請者が伝えたいメッセージでは無かった場合、余計なところに気を取られて文章の内容への集中度が低下してしまうことになってしまいます。

 

揃えることで感動を呼ぶことはありませんが、忙しい審査員にとって、余計なところに気を回さなくても良い申請書は、審査員に高く評価されるでしょう。

 

文末を揃える

日本語で文章を書く時には、Wordの機能を使って両端を揃えます。これにより、文章の両端がビシっと揃いますので、整然としたイメージになります。この操作により文字間はほとんど変化しませんので、読みやすさに与える影響は、ほとんどありません。

左揃え

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両端揃え

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ちなみに、英語の文章でハイフネーションしない場合は、両端揃えしません(例えば論文原稿など)。長い単語が含まれる英文を無理やり両端揃えすると、単語間がバラバラになってしまい読みにくくなってしまいます。

 

日本語文章の場合、単語の途中で改行してはいけないというルールがありませんので、両端揃えで良いのですが、単語が途中で切れてしまうと読みやすさが低下しますので、文字間を調整することで、行末に単語がかからないように工夫する必要があります。

 

段落の終わりをページ終わりに揃える

 学振や科研費の研究計画は複数ページにわたって書くことになります。その際に、段落がページをまたがないようにしましょう。ページを変えるということは、そこで一旦、視線が外れるということですので、意味の区切りをページの終わりに合わせることで、文章を自然に読めるようになります。段落より大きな意味の区切りである小見出し・大見出し単位で揃えるに方が効果は大きいです。

 

用語の使い方を揃える

日本語の場合、同じ単語を表すのに複数の表現方法があり得ます。どれを選択するのかは、個人の信条や漢字かな比・読みやすさなどを考慮して決めていくのですが、一度決めた使い方は申請書を通じて統一して使うべきです。

x「あるコンピュータが生成した小説を、別のコンピューターが判定できるか・・」

○「あるコンピューターが生成した小説を、別のコンピューターが判定できるか・・」

x「A・B・C等が考えられる。また、条件によってはD・Eなども選択肢である。」

○「A・B・Cなどが考えられる。また、条件によってはD・Eなども選択肢である。」

「コンピュータ」と「コンピューター」や、「アイデア」と「アイディア」のような表現のゆらぎや、漢字にするかひらがなにするか、以外にも文体の統一なども大切です。どこかから借りてきた表現が浮いて感じるのは、文体が統一されていないからです。

 

図の幅・配置を揃える

統一という点では、図の幅は配置を揃えることも重要です。学術論文を投稿した経験がある方ならわかるでしょうが、論文での図は1カラムか2カラムが基本であり、なるべく余白を減らすように、すなわち図の大きさを統一するように指示されます。これは、図の大きさを揃え、見やすくするためです。

 

申請書においても、図と説明文の幅はもちろんのこと、図と図の大きさや配置も極力揃えることで統一感のある申請書になります。

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上は図の大きさは変えずに説明文の大きさと配置だけを変えた例です。左はビシっと揃っていて、分かりやすいですね。図と本文のあいだに見えない線がある印象を受けます。一方、右は図があちこちにあり、説明文の位置・大きさもバラバラです。このように図がバラバラだと、それにしたがって文章が変な形で改行されて読みにくくなります。また、視線を右に左にと動かさいといけないことも、読みにくさを助長しています。説明文と本文の区別も付きにくくなってしまっています(枠線で囲ってみましたが・・・)。

 

雑誌やフライヤーなどデザインが重視される印刷物の場合、あえて、図を散らしたりすることはありますが、申請書には必要ありません。シンプルにわかりやすくです。見た目が美しくない申請書は、印象という点でマイナス評価は避けられません。

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