エフォートは後で変更することができます。e-rad内に「エフォートの管理」タブがあり、そこで修正申請を行うことができます。この機能の意味を考えると、合計値が100％を超えないように適切に調整することが可能であるということです。ではどういった場合にエフォートを変更することができるのでしょうか？
新しい仕事が増えた
エフォートとは自分の持ち時間を100％として、その配分を示すものです。今、上の図の「いままで」のように研究費A～Cと教育・その他をそれぞれ40時間・30時間・20時間・10時間（合計100時間）で配分していたとしましょう。（10日あたり、ということにします）
そうすると、エフォートは40％・30％・20％・10％となります。いま、ここで研究費Dを取ってくるためにエフォートを割り当てる必要があるとします。持ち時間（100時間）が変わらないとすると「これから（１）」のように、それぞれから少しずつ時間を削って捻出することになります。
実際、こういう割合で働く以上、良い悪いではなく、エフォートは下げる必要があります。基盤B以下などは思い切って下げてしまっても修正は認められると思います。配分機関としては研究を進めてもらいたいので、大型予算の場合は研究時間を削るようなエフォートの下げ方は、認めたくないと考えるかもしれません。
研究時間が増えた
では、研究時間を削らずにエフォートを下げる方法はあるのでしょうか？
エフォートとは持ち時間のうちの何パーセントをそこに割り当てるのかという数字ですので、分子に相当する研究時間を削らずとも、分母に相当する持ち時間を増やすことができればエフォートは下げることができます。
「これから（２）」では個々のプロジェクトに費やす時間は変わりませんが、持ち時間が100時間から120時間へと拡大することによって、エフォートは低下しています。この場合、研究時間を削っているわけではないので、研究は以前と同じペースで進めることができると主張しやすくなりますので、エフォートを下げることも認められやすくなるでしょう。
では、どのような場合に持ち時間を増やすことができるのでしょうか？
人が増える
アルバイト・パート・ポスドクなどの雇用や研究に携わる学生が増加すれば、研究に費やす総時間を増やすことができます。そうすると、あなた自身が研究に関与する割合が相対的に低下することになりますので、エフォートは自然と下がることになります。
注意点としては、計画時に人を雇用することを前提としてエフォートを見積もっている場合には、こうした効果は折り込み済みなっていると考えられますので、エフォートを下げることに対する説得力は下がってしまいます。
もっと仕事をする
研究は裁量労働ですので、100時間を120時間に延ばすことは可能です。持ち時間の拡大分を新たな研究に費やせば、これまでのプロジェクトに影響することなく新しいことを始めることができます。こうした場合、エフォートは低下します。この場合もある意味、自分で自分を雇用しているようなものですね。
ただ、この論理が通じるかどうかは微妙なところです。「私はこの研究費が採択されたら1.5倍働くから問題ない！」と言って却下された先生を知っています。
仕事が終わった
研究期間の最終年度などの場合、研究が当初の計画を上回るペースで進んだため、（申請した研究計画の範囲では）することが無くなったという状況が生まれます。この場合は、仕事量そのものが減るのでエフォートを下げることは当然だと言えるでしょう。
また、プロジェクトの最終年度かつ計画よりも進んでいてこれ以上することが無いという場合には、1年あたりに換算すると仕事量は少なくなるはずですので、エフォートを下げても問題が無いでしょう。
まとめ
日本のシステムではエフォートは研究に対する「熱意」であり、特に申請時に重視されます。その一方で、研究費獲得以後のエフォートについてはあまり重視されていませんので、エフォートを引き下げる申請はほとんどの場合で認められると思います。40％→５％とか80％→40％といった例も見たことがあります。エフォートは不足しがちですので、効率よく管理してください。
単なる数字合わせに見えないよう（実際は数字合わせです）、持ち時間の拡大を伴うエフォートの引き下げが好ましいでしょう。特に人を雇用することによってエフォートを下げる行為は、配分機関にとっても雇われる側にとっても良いことですので、大型機械を買うよりは人に投資する方がよいのではないかと個人的には思っています。
「少年老い易く学成り難し」 時間をいかに有効に使うかは大きなテーマです。また、自分の時間だけでなく全員の研究時間を守るための方法として、自動掃除ロボットはかなり良い選択肢です。かつてはルンバ一択でしたが、いまはそこそこの性能で安いものも数多くでています。タイマー予約ができるものを買って夜中に稼働するようにセットしておけば、掃除の手間がグッと減り楽になりますよ。