評価が伴わない申請書は大きく３つのパターンにわかれます。
- そもそも内容が的外れであり、知りたい内容が含まれていない（内容）
- 書くべき内容が適切な場所に書かれていない（構成）
- 日本語表現や見せ方がまずいせいで、読みづらい・魅力に欠ける（表現）
文章表現の基本は「シンプルに・わかりやすく・美しく」です。同じ内容であっても、どのように書くかによって印象や理解度は全く異なります。申請書を書く段階においては内容面での劇的な改善は期待しにくいので、表現面での工夫は全体的な完成度を上げるうえで有効な手段です。
申請書こそミニマリズムであるべきだ
建築家のミース・ファン・デル・ローエは完成度を追求するために装飾的趣向を凝らすのではなく，それらを必要最小限まで省略する表現スタイルとして、最小限主義（ミニマリズム）を提唱しました。
申請者側にとっては書くスペースが限られており、審査員側にとっては大量の申請書を読まないといけないという状況において、このミニマリズムという考え方が鍵となります。余計な装飾を排除し本質だけを残すことで、伝えたいことをシンプルに伝えることが可能となり、審査員も本質が何かをすぐに理解できることでしょう。
ミニマリズムの立場で申請書を書くことを考えてみると、文章の内容は「複雑」よりも「単純」に、フォントや修飾語も極力シンプルにする必要があります。一方で、伝えたい内容が１００％伝わるようにするためには、表現や読み手の心理といった細部にまでこだわって申請書を作成する必要があります。
いくら申請書の内容が素晴らしくとも、読みにくいものであればその価値は半減です。申請書の内容を１００％理解してもらうためには、無駄を省き、徹底的に細部にこだわることで読みやすくする必要があります。
読みやすく
フォント
フォントには様々な種類がありますが、伝えたい内容や状況により、効果的なフォントは変わってきます。ここでは、申請書を書く際に最適なフォントについて説明します。
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余白
申請書の内容を減らしてでも適切に余白を取ることは、可読性を高め、審査員から高い評価を得やすくなります。余白の重要性について説明しています。
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修飾語
文章をわかりやすくするためには、修飾語の語順は非常に大切です。ここでは、具体例と共に語順について説明しています。
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読点
読みやす文章には、あなたが思っているよりも多く読点が登場します。ここでは、読点の打ち方の基本ルールをおさらいすることで、わかりやすい文章に生まれ変わるためのヒントを紹介しています。
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文章のリズム
読みやすい文章にはリズムがあり、そうした申請書は高く評価されます。ここでは、文章にリズムを持たせる具体的なヒントを紹介します。
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言葉の選び方
ここでは、申請書においてどのような言葉づかいをするべきかについて説明しています。
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漢字かな比
日本語の場合、表現するときには常に複数の選択肢があります。ここでは、どのように言葉を選べば良いのかについて、漢字かな比の観点から説明します。
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ら抜き言葉
ら抜き言葉の良し悪しは別として、申請書を美しい日本語で書いておいて損はありません。ここでは、ら抜き言葉の簡単な見分け方を説明しています。
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申請書での言葉づかい
ここでは、申請書を書く上で問題のある言葉づかいを挙げ、その言い換え例を示します。基本は「シンプルにわかりやすく」です。
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印象深く
申請書の中盤と終盤を特に印象的に
申請書の中でも中盤と終盤をしっかり書くことは、審査員の印象という点で非常に重要です。ここでは、その理由について心理学的な観点から説明しています。
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申請書の見た目を工夫して印象的に
申請書の第一印象は最初の数秒で決まります。ここでは、見た目を工夫することで印象的な申請書にするためのコツについて説明しています。
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文章表現を工夫して印象的に
申請書の大部分は日本語による文章ですので、文章表現を工夫すれば審査員に良い印象を与えることができます。ここでは、どこをどうすれば良い印象の申請書になるかについて説明します。
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文章を書いた後に
文章の内容を推敲する
ここでは申請書の推敲の最初の段階として、申請書の内容を校正・推敲する方法について解説しています。
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文章表現を推敲する
ここでは、申請書を推敲する第二段階として、文章表現の推敲について具体例と共に説明しています。
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文章を校閲する
文章を書き上げたあとも、校閲することによって細かなミスを潰していくことはとても重要です。誤字脱字を含め、見直しをしていれば失くせるようなミスが頻発すると、申請書の本気度を疑われてしまいます。
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チェックリスト
見直すと言っても何をチェックすれば良いのかわからないという方のためにチェックリストを設けました。あくまでも一例です。 １．すばやく伝わる構成になっているか? □ 伝えるべき重要ポイントに落ちはないか? □ 適当な段落に分かれてい...
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