読みやすい申請書の大原則は、シンプルな言い回しを使うことです。簡単な語で間に合うときは、難解な言葉を使ってはいけません。日本語がある場合は（カタカナ）英語を使ってはいけません。ありふれた考えをもったいぶった言葉で表現すると、知性が乏しく信憑性が低いとみなされる という研究結果があるくらいです。
意味が曖昧な言葉・流行りのかっこ良い（？）言い回し・造語は使わない
ジンクピリチオン効果としても有名です。難しい言葉や聞き慣れないカタカナ語・英語などを使い、すごそうな申請書に見せようとする方がいますが、完全に逆効果です。申請書の目的は自分の考えを審査員に伝えることです。書き手と審査員の間で同じように理解されない（可能性のある）言葉を使うことは本末転倒です。具体的には、
カタカナ語、漢語、略語
パラダイムシフト、セレンディピティ、ロバストネス、有機的統合 など数多く、カタカナ語は医学系の方が特に多用する傾向にあります。このパターンに該当する人は
１．相手のことに無頓着 普段の同僚との会話では問題ありませんが、書き言葉としては不適切です。読み手が同じような知識があることを前提にするのは、自己中心的であり、伝える気がないと思われても仕方ありません。
２．箔がつくと勘違いしている 自分が無知であるほど、知っている僅かな知識をひけらかしたくなるものです。わかりにくく伝えることはカッコよくありません。相手に知識がないことを突きつけて誰が得するのでしょうか。繰り返しますが、申請書はつたえてナンボの世界です。伝わらない言葉を書いたところで意味はありません。
造語・誤用・カッコ良さそうな専門用語
作文が苦手な人、若い人に多い印象です。アインシュタインの十字架、アリアドネの糸 など中学生が喜びそうな専門用語を連呼するのも、読む側としては苦々しいものです。もちろん、研究内容そのものであるなら良いですが、カッコ良さそう≒すごそうという程度なら、伝わりにくい言葉を選択する必要はありません。また、この延長として、本来とは異なる意味で専門用語を用いる誤用や、全くの造語などもあります。いずれも、伝わらない、誤解されるなど良いことは何もありません。
対応する日本語があるのに英語、カタカナ語を使わない
アレル → 対立遺伝子（訳語がおかしいというのは置いておいて）
インタラクティブ → 双方向
エクトッピクな発現 → 異所的な発現
などキリがないので止めますが、やたらカタカナ語が並んだ申請書を読むと、「お前はルー大柴か」（もう若い人は知らないでしょうが）と心なかでツッコミたくなります。
全てのカタカナ語を使うなと言っているわけではありませんが、普段の会話と申請書は異なりますので、普段からカタカナ多めの人は意識する必要があります。